Unity Workflow Manager (Unity WFM) jest systemem obiegu pracy i dokumentów typu workflow. Terminem tym określa się systemy zarządzania organizacją pracy, automatyzujący procesy, w których zadania, dokumenty i informacje są przekazywane od jednego wykonawcy do następnego według porządku zapisanego w definicji procesu.

Podstawowa funkcjonalność Unity WFM skupia się na definiowaniu procesów, tworzeniu dokumentów i formularzy, które muszą być wypełniane / weryfikowane / aktualizowane w ramach kolejnych etapów procedur biznesowych. Procesy te mogą być następnie uruchamiane ręcznie lub automatycznie, co powoduje kierowanie poszczególnych etapów pracy do kolejnych, uczestników procesu lub wywoływania zdarzeń w innych, zintegrowanych systemach.

Rys. Zasada działania Unity Workflow Manager

 Korzyści zastosowania

Zwiększenie efektywności pracy

Unit WFM pozwala automatyzować obsługę i kontrolę procesów pracy i obiegu dokumentów wewnątrz organizacji oraz na jej styku z klientami, dostawcami i partnerami. Automatyzacja często wykonywanych zadań prowadzi do eliminacji zbędnych czynności, łatwej analizy sposobu ich wykonywania (np. opóźnień) oraz wymusza jednakową jakość działań wśród wszystkich pracowników.

Dzięki analizie, standaryzacji, rozpoznaniu słabych i mocnych punktów procesów pracy można upraszczać procedury i dostosowywać je do potrzeb i możliwości organizacji.

Integracja aplikacji

Większość systemów informatycznych ma w sobie zaszyte własne procesy. Uruchomienie jednego z nich zazwyczaj wiąże się z koniecznością wymiany danych i uruchomienia procesu w innym systemie (np. dodanie nowego klienta na pewno wiąże się z aktualizacją danych w kilku systemach). Zastosowanie Unity WFM w integracji aplikacji pozwala na uzupełnienie typowej wymiany informacji o proste w użyciu narzędzia nadzorowania jej przepływem. Unity WFM automatyzuje przenoszenie danych pomiędzy różnymi aplikacjami.

Zastosowanie we wprowadzaniu norm ISO

Zastosowanie Unity WMF może przynieść szczególne korzyści w kontekście wprowadzania norm ISO lub innych standardów realizacji procesów biznesowych. Nadzór nad wywoływaniem kolejnych etapów procedur, automatyczne przypisywanie odpowiednich uczestników procesów, dystrybucja dokumentów, zarządzanie ich aktualizacją, to funkcjonalność Unity WMF, która znacznie redukuje czas zarządzania standardami oraz zwiększa precyzję i szybkość przepływu informacji.

 Główne cechy Unity Workflow Manager

graficzne definiowanie procesów		Unity WFM pozwala definiować etapy, czas ich wykonywania i powiązania między nimi, role potencjalnych uczestników procesu oraz dane, dokumenty i operacje konieczne do wykonania poszczególnych zadań. Definicje te przechowywane są w szablonach procesów. Do tworzenia definicji procesów służy specjalistyczny graficzny edytor.
automatyzacja realizowania spraw		uruchomiona sprawa jest automatycznie kierowana do kolejnych uczestników procesu, zgodnie z definicją reguł zapisaną w szablonie procesu.
rozdzielanie i łączenie pracy		system umożliwia kontrolę zadań prowadzonych równolegle, przez kilka osób, czuwając nad rozdzielaniem pracy i następnie jej łączeniem.
skrzynki spraw i zadań		właściciele i uczestnicy procesów mają dostęp do skrzynek spraw i zadań, wraz z informacją o ich statusie i historią przebiegu procesu.
integracja aplikacji		system umożliwia uruchamianie zewnętrznych aplikacji, jako wynik automatycznego wywołania etapu procesu, a następnie warunkowanie przejścia do kolejnego kroku od informacji zwrotnej uzyskanej z wywołanej aplikacji.
struktura organizacyjna		system pozwala odzwierciedlić strukturę organizacyjną i powiązać ją z kompetencjami poszczególnych członków organizacji.
kontrola uprawnień		Unity WFM wykorzystuje system uprawnień platformy Unity, który zapewnia kontrolę nad dostępem do poszczególnych procesów, dokumentów i innych zasobów systemu.
interfejs przeglądarki		wszystkie dane i usługi Unity WFM są dostępne przez interfejs przeglądarki internetowej. Jedynie graficzne modelowanie procesów odbywa się przez aplikację stanowiskową.
mobilność		architektura Unity pozwala na rozdzielenie danych od sposobu ich prezentacji; dlatego możliwe jest udostępnianie informacji i usług systemu również przez urządzenia naręczne (PDA). Wymagane jest jedynie przygotowanie odpowiednich szablonów prezentacji.

 Więcej o Unity WFM

Zapraszamy na pozostałe strony:

• Funkcjonalność - opis modułów Unity WFM i powiązań z innymi elementami platformy Unity.
• Standardy branżowe - standardy gwarantujące jakość i wszechstronność systemu.